5S là phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm việc, môi trường xung quanh, là hoạt động thường trực của một doanh nghiệp. 5S là phương pháp cải tiến tuy đơn giản nhưng lại rất hiệu quả trong thực tế.
Từ văn phòng, xưởng sản xuất đến nhà kho, nhà ăn và kể cả môi trường xung quanh… Ở nơi nào có hoạt động diễn ra nơi đó cần có sự sàng lọc, sắp xếp, phân loại và cần phải được sạch sẽ. Không có những hoạt động này sẽ không thể nói đến việc quản lý và cải tiến. Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.
Thực hiện 5S là cả một quá trình, lâu dài và kiên trì. Cá nhân mỗi người cần phải biết và hiểu 5S là gì, lúc đó mới có thể làm tốt công tác này được:
“Châm ngôn tiếp thị 5 Pờ, (*)
Là dân quản lý 5 Sờ nằm thân.
Một (1) Sờ sàng lọc chia phần,
Thường xuyên sử dụng xếp gần bên tay.
Hai (2) Sờ sắp xếp cho hay,
Dễ nhận, dễ lấy tiện thay người dùng.
Ba (3) Sờ sạch sẽ mọi nơi,
Văn phòng, Nhà xưởng sáng ngời như gương.
Bốn(4) Sờ săn sóc chu toàn,
Biểu dương việc tốt sai lầm chỉnh ngay.
Năm (5) Sờ sẵn sàng từ đây,
Triệt tiêu lãng phí, nâng ngay an toàn.
Chất lượng, chi phí khỏi bàn,
Môi trường lành mạnh, tinh thần hăng say.”
(*): Product, Price, Place, Promotion, People.
Trong công ty, khi thực hiện 5S thành công, nó sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu. Sự thay đổi đó có thể là nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn; tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến.Mọi người trở nên có kỷ luật hơn; các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc; chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình và điều quan trọng là đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn. Bên cạnh đó, những vật dụng không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc.Những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng. Máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản, đảm bảo hoạt động tốt. Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao ý thức của mỗi cá nhân, nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người.Qua đó, người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm hơn và ý thức hơn với công việc của mình.
Ngoài những việc tạo điều kiện tốt nhất, thuận lợi nhất cho công việc thì mục tiêu chính của chương trình 5S mà chúng tôi muốn hướng đến là xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc, xây dựng tinh thần đồng đội trong một tập thể, phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế.
Công cuộc cải tạo và thực hiện 5S vẫn còn là một chặng đường rất dài. Công việc này đòi hỏi người phụ trách phải kiên trì và có tính kỷ luật cao. Tại đơn vị, tôi đã thấy nó thay đổi từng bước, từng bước một. Không vội vàng nhưng rất chắc chắn. Chúng tôi vẫn hay nói vui rằng “ ếch bắt đầu nhảy”. Điều này cho thấy lãnh đạo của chúng tôi rất rất quan tâm đến nó vì một phần nào đó nó có ảnh hưởng trực tiếp đến cá nhân mỗi người và trên hết nó ảnh hưởng đến tình hình chung của công ty.
Khánh Hà - Công ty Việt Khánh Phú